L'organisation : Politique de management des ressources humaines

Acquérir une véritable maîtrise des outils

La première étape, nous l’avons vu, consiste à acquérir la maîtrise technique des outils directement liés à Internet. Mais cela ne suffit pas, il faut aussi que les employés apprennent à mieux maîtriser tous les outils de bureautique classiques. Mon expérience personnelle me prouve que la productivité d’un individu peut varier dans un rapport de un à trois suivant la maîtrise qu’il a de logiciels comme Word, Netscape (ou Internet Explorer) ou Excel. La plupart du temps, cela dépend de détails mineurs tels que la vitesse de frappe. Avez-vous idée du gain de temps que vous confère la capacité de taper avec les dix doigts sans regarder le clavier par rapport à une utilisation du clavier à deux doigts ? Vous diminuez par 5 le temps consacré à la frappe : au lieu de consacrer une heure à la rédaction d’un document, dix minutes ou un quart d’heure suffisent. Les raccourcis-clavier permettent aussi de gagner du temps pour copier ou enregistrer des documents. Utilisez-vous les macro-commandes de Word ou d’Excel ? Ce sont des jeux d’instructions que l’utilisateur peut définir lorsqu’il doit effectuer les mêmes opérations de façon récurrente tout au long de l’année. Leur programmation n’est pas nécessairement à la portée de tout le monde mais, si le service informatique apporte son soutien au moment de l’écriture de ces macro-commandes, chaque employé peut économiser du temps sur des tâches rébarbatives qu’il pourra consacrer à d’autres parties de son travail plus valorisantes et plus porteuses de valeur pour son service. C’est la forme la plus simple d’intelligence artificielle que l’on puisse installer sur son ordinateur.

Rationaliser son utilisation de l’informatique

D’une façon générale, chaque utilisateur de la micro-informatique devrait s’efforcer de perfectionner l’utilisation des logiciels les plus couramment exploités et d’en explorer régulièrement les fonctions avancées avec un double objectif : faire mieux et plus rapidement. Il ne s’agit pas de devenir un génie de la bureautique pour sa satisfaction personnelle mais de permettre une augmentation de la productivité à l’heure où le micro-ordinateur est un outil de travail au même titre que les machines dans les usines. Or, si les ouvriers s’efforcent de travailler plus vite dans les usines, pourquoi les cols blancs ne devraient-ils pas faire de même ? Il faut adopter une démarche d’inspiration taylorisme.

Personnellement, j’ai essayé d’optimiser la gestion de mon mail. Je reçois environ 250 messages tous les jours dont cinquante méritent une réponse. Aussi, ai-je mis en place un système (disponible sur Netscape 4, Explorer 4 et 5) qui classe automatiquement les messages en provenance des mailing-lists les moins intéressantes, les formulaires d’inscription à mes mailing-lists et les newsletters non urgentes dans des répertoires dédiés que je ne consulte qu’à intervalles réguliers. Je ne conserve, dans mon répertoire de réception principal, que les messages personnels et les newsletters les plus importantes. Dans nombre de cas, je suis à même de répondre avec un message standard aux demandes de renseignements commerciaux grâce à une série de réponses types que j’ai créées et auxquelles j’accède en deux clics de souris. Pour les messages originaux, je m’efforce d’y répondre de façon concise afin de limiter le temps consacré à la gestion du mail. La vitesse de frappe est d’ailleurs un élément qui me permet de gagner énormément de temps.

Automatiser des tâches complexes

Le stade suivant consiste à faire développer des applications sur mesure qui permettent d’automatiser des tâches complexes (à l’heure actuelle, le coût élevé de ce type d’application est un réel frein mais qui, avec la diffusion des compétences en programmation et le perfectionnement des outils de développement, ne persistera pas). Et dans quelques années, le seul point sensible sera la capacité de chacun à modéliser les tâches qu’il exécute pour en faire un cahier des charges exploitable par l’informaticien qui écrira en quelques heures le programme.